Artikel

Hvad vil du egentlig med den certificering...?

9 gode grunde til at have certificerede ledelsessystemer - og 3 grunde til at lade være

Af Erik Nielsen, 14. maj 2003.

Nogle gange kan man komme til at tænke på, hvad det egentlig er værd, at virksomheden er kvalitets-, miljø, arbejdsmiljø,- hygiejne- og alt-muligt-andet-certificeret.

Hvorfor er vi egentlig det? Får vi noget ud af det, andet end glæden ved at arbejde med systemerne samt en tyrkertro på, at kundernes loyalitet til os er sikret med certifikatet?

Når der engang imellem er tid til fordybelse (f.eks. omkring nytår...!), kan du som virksomhedsleder eller ansvarlig for ledelsessystemerne bruge nedenstående inspiration. Der er lidt for ethvert temperament og ambitionsniveau ... værsgo':

9 grunde til at have certificerede ledelsessystemer:

1. - kundernes forventninger 
2. - lovgivningen 
3. - lempelser i offentligt tilsyn 
4. - mål for forbedringsproces 
5. - fastholder de 'lovede ord...'
6. - hjælp til at blive bedre
7. - hjælp til at holde fokus på systemet
8. - positiv bundlinie-effekt
9. - støtte til den systemansvarlige 

1. Certificering som middel til at efterleve kundernes forventninger eller krav. 
   Fordelene taler nærmest for sig selv. Pas dog på, at I ikke forfalder til at 'jappe' et minimumssystem igennem, idet der er stor risiko for at dette blot bliver en klods om benet. Selv om motivationen for at blive certificeret er kundekrav, så skal I samtidig sørge for at tage de oplagte forbedringer med i udviklingsprocessen, og derved vende det udefrakommende krav til et internt forbedringsinstrument. 
    
2. Certificering som middel til at efterleve lovgivning. 
   Igen taler kravet nærmest for sig selv, hvis virksomhedens aktiviteter er underlagt lovgivning som kræver et certificeret kvalitets- eller miljøledelsessystem. Her gælder samme kommentarer som beskrevet under pkt. 1 herover. 
    
3. Certificering som middel til at opnå lempelser i det offentlig tilsyn med virksomheden. 
   Inden for miljø- og arbejdsmiljølovgivningen opereres med forskellige grader af offentlige myndigheders tilsyn med virksomheder. I vil altid blive mødt med velvilje fra myndighederne, hvis virksomheden arbejder proaktivt og aktivt for at forbedre miljøet og skabe sikre og sunde arbejdsforhold. Myndighederne bruger to instrumenter: en pisk og en gulerod! Vælg selv, hvilken én du vil have ...!
    
4. Certificering som fast mål for en forbedringsproces. 
   Det hjælper altid at have et fokuspunkt i en langstrakt udviklingsproces. Systemcertificering som mål er en udmærket gulerod for både ledelse og medarbejdere undervejs i processen ... 
    
5. Certificeringen fastholder både ledelse og medarbejdere på deres ord.... 
   Alle de gode intentioner og fordele der bliver talt om og vedtaget i starten af forbedringsprocessen skal fastholdes. Certificeringen er populært sagt med til at at holde både ledelsen og medarbejderne 'til ilden', når dagligdagen erstatter projektfasens løftede stemning. 
    
6. Certificeringen hjælper ledelsen til at blive bedre ved hjælp af systemet. 
   Alle gode certificeringsbureauer giver både ris og ros samt giver virksomheden sin opfattelse af, hvor der ligger forbedringsmuligheder. Det handler ikke om for auditorerne, at 'hakke af på en kravliste', men i virkeligheden mere om, at fastholde jeres virksomhed i en løbende forbedringsproces. Det skal dog bemærkes, at certificeringsbureauerne altid skal overholde kravene i deres akkreditering til at certificere systemer, så auditorerne kan aldrig komme til at fungere som konsulenter for virksomheden.. 
    
7. Certificeringen hjælper medarbejderne til at holde fokus på systemet. 
   Vi mennesker har det jo med at koncentrere os om det der er spændende eller det vi er gode til. Medarbejderne har med andre ord ikke nødvendigvis fokus rettet mod at bruge systemet, især på de områder hvor den enkelte ikke kan se formålet med systemets enkeltdele. Certificeringen hjælper med til at udbrede forståelsen for systemets sammenhænge blandt medarbejderne. Interne audits og træningsaktiviteter bør desuden gøre det samme! (Husk altid på, at jo bedre systemet er integreret i de daglige værktøjer og arbejdsprocesser, des lettere er det for medarbejderne at bruge det!). 
    
8. Certificeringen indvirker positivt på bundlinien. 
   Med udgangspunkt i, at ledelsen bruger ledelsessystemerne til fremadrettede løbende forbedringer, til at fastholde fokus på kundernes, medarbejdernes og andre interessenters krav og behov, så vil et certificeret ledelsessystem nærmest pr. definition have en positiv effekt på virksomhedens økonomiske resultatet. De omkostninger der går til at etablere og vedligeholde ledelsessystemerne, herunder at opretholde certificeringen, vil oftest blive sparet (og mere til!) i form af reducerede fejl- og miljøomkostninger m.v.. 
    
9. Certificeringen hjælper den systemansvarlige med at fastholde kravene. 
   I den hektiske hverdag kan det være et knap så taknemmeligt job at være den systemansvarlige, som på én og samme tid skal sikre at systemets krav overholdes og samtidig sikre at systemet er fleksibelt og passende i forhold til virksomhedens aktiviteter. "Certificeringen skal opretholdes..." er alt andet lige et godt argument når kvalitets- og miljøchefen bliver klemt af driftens travlhed og ledelsens prioriteringer. 

3 grunde til IKKE at have certificerede ledelsessystemer:

1. - manglende styr på virksomheden 
2. - at vælge certificeringen fra 
3. - ledelse og kultur 

1. Manglende styr på virksomheden. 
   Det er en ærlig sag, hvis virksomheden simpelthen ikke er parat til at lade sig certificere. Alting tager sin tid, så nystartede virksomheder og virksomheder i 'omvæltning', er måske ikke klar til at gennemføre den proces det er, at blive certificeret. Her er vort råd ganske klar; Analysér virksomhedens samlede situation, lav en strategi og tænk de relevante ledelsessystemer ind i planerne. Søg professionel rådgivning og assistance på de felter, hvor I ikke selv er kompetente til at 'komme op på niveau' (...og vær ærlige over for jer selv).
    
2. Bevidst, at vælge certificeringen fra på trods af fordelene. 
   Fordelene taler nærmest for sig selv jf. de 9 punkter i afsnittet herover. Alligevel er der virksomheder der måske tidligere har været certificeret, som bevidst vælger certificeringen fra. Måske føler disse virksomheder, at de ikke får nok ud af at være certificerede, i forhold til de oprindelige forventninger? Måske er de kunder der oprindeligt krævede certificering forsvundet? Der kan være mange grunde, og disse kan være reelle nok! En certificering vil jo altid være et tilvalg, som man efterfølgende kan vælge at droppe igen. Men også her vil vi råde til, at ledelsen kigger en ekstra gang på virksomhedens strategi, for at undersøge, hvorvidt certificeringer kan understøtte forretningens ønskede udvikling. Vores påstand vil være, at ledelsessystemer altid vil bidrage positivt til virksomhedens udvikling og drift. Hvorvidt systemerne skal certificeres må være op til ledelsen at beslutte, men vi påstår, at der generelt altid er flere fordele end ulemper! 
    
3. Ledelsesstil og virksomhedskultur. 
   Det er ikke alle ledere der mener, at de selv kan forene sig  med et system for ledelse. Det er heller ikke alle virksomheder der har den kultur der er nødvendig for at kunne eksistere med et kvalitets- eller miljøledelsessystem. Sådan kan det i måske føles, før I går i gang! Og måske har I ret i disse antagelser, men der er også en stor sandsynlighed for, at sandheden flytter sig i takt med, at I kan se de fordele der er forbundet med 'bedre styr på tingene'. Det ligger i hvert fald fast, at hvis I af den ene eller anden grund, ender op med, ikke at tro på konceptet omkring ledelsessystemer, så spar jer selv for anstrengelserne og ærgrelserne over, at det (måske) ikke lykkes at blive certificeret! Når det er sagt, så er der ingen grund til at undlade at bruge nogle af de gode principper, som findes i kravstandarderne ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 m.fl. - blot uden at have en certificering som mål.
    

Kontakt KvalitetsService hvis I har brug for sparring og vejledning omkring ledelsessystemer, samt omkring valget mellem certificering eller ej!
 

Alle rettigheder til denne artikel tilhører KvalitetsService. Teksten må gengives med tydelig kildeangivelse og der må etableres dybe links til denne side.